Prácticas recomendadas: ¿Cómo debo configurar mi sede virtual?

Esta función requiere un plan Advanced o Premium, o una cuenta Enterprise con la función Eventos agregada.

Existen numerosas formas de configurar tu sede virtual en ZenVideo, y sabemos que elegir la configuración adecuada puede resultar abrumador.A continuación, te planteamos una serie de preguntas que te orientarán sobre qué configuración de sede y espacio es la más recomendable en función de los requisitos de tu evento.

💡Consejo: Una sede es un tipo de evento que puedes crear en ZenVideo. Obtén más información sobre todos los diferentes tipos de eventos en ZenVideo y sus características.

¿Qué nivel de privacidad necesitas para tu sede virtual?

Para elegir quién puede ingresar a tu sede, ve a la configuración de la sede y, luego, selecciona Privacidad. Encontrarás las siguientes opciones de privacidad:

• Público: Esto permite que cualquier persona pueda ingresar en la sede y ver tu evento. Ten en cuenta que los asistentes que deseen interactuar deberán iniciar sesión en una cuenta de ZenVideo.
• Público con registro: esta configuración permite que cualquier persona encuentre tu sede, pero requiere que todos los asistentes inicien sesión y se registren para ingresar a la sede, ya sea que tengan la intención de participar o no.
• Privado: Esto te permite a ti y a cualquier persona con acceso verlo.
• No listado: Esto permite que cualquier persona con el enlace pueda ver.
• Contraseña: Esto permite que cualquier persona con la contraseña del evento pueda verlo.
• Ocultar de ZenVideo: Esto te permite hacer que el evento sea privado para ti, pero que se pueda insertar en cualquier lugar.

Además de la configuración anterior, puedes determinar si tu sede se puede insertar en otros sitios. Si tu evento necesita ser más seguro, considera la posibilidad de usar Dominios específicos para permitir solo tu(s) sitio(s) o Nowhere para mantener a todos los asistentes en ZenVideo. 

¿Qué tipo de elementos de producción necesita tu escenario virtual? 

Si tienes previsto contar con un escenario principal (por ejemplo, una presentación) durante tu evento, existen dos formas de presentarse en el escenario dentro de un espacio de sede. La opción que elijas dependerá principalmente de la cantidad de personas que produzcan el evento y de la complejidad de las características de producción que necesite tu evento.

• Si eres un presentador único y no necesitas elementos adicionales además de mostrarte a ti mismo o a tu pantalla, usa la opción Presentar en el escenario en la barra de herramientas deacciones inferior del espacio. Puedes seleccionar Mi cámara para poner tu cámara en el escenario o seleccionar Escritorio para compartir tu pantalla. Admitimos la capacidad de compartir el audio de las pestañas solo en los navegadores Chrome y Safari, y no en cualquier otro navegador. 
• Esto requiere muy poca preparación de la producción, aparte del contenido que pretendes presentar. Ten en cuenta que con este método no hay elementos de producción adicionales nativos, como los gráficos.

• Si vas a producir el evento tú mismo o con un pequeño equipo remoto, pero necesitas elementos de producción más básicos, como superposiciones gráficas, reproducción de video o algunos oradores invitados virtuales, selecciona Estudio de producción en la barra de acciones del espacio para utilizar nuestro herramienta de producción.
• Esto le da a tu evento más valor de producción y, al mismo tiempo, mantiene tu flujo de trabajo dentro de la plataforma ZenVideo.

• Si tu evento requiere elementos de producción in situ más complejos como múltiples cámaras y controles de audio avanzados, selecciona RTMP en la barra de acciones e introduce la URL y la clave de transmisión en tu codificador de retransmisión en vivo preferido, como Livestream Studio, OBS, Wirecast u otra herramienta de codificación en vivo. 
  • Esto saca tu flujo de trabajo de producción de la plataforma de ZenVideo y envía la salida de flujo de tu codificador al escenario del espacio. Cada espacio tiene su propia URL y clave de transmisión.
  • Nota: Si utilizas Livestream Studio, deberás seleccionar RTMP como proveedor de transmisión, no ZenVideo. La opción de ZenVideo actualmente no se integra con las sedes.
• Si utilizas sedes para eventos híbridos, consulta Cómo utilizar las sedes para un evento híbrido.

¿Tendrá tu evento varios temas o sesiones simultáneas?

Si bien el lugar de celebración tendrá un espacio por defecto, considera la posibilidad de crear varios espacios públicos antes de que se abran las puertas de la sede si tu evento tiene varias pistas o salas de trabajo en grupo simultáneas. Si hay un horario fijo que los asistentes deben respetar, ingresa a la configuración avanzada de tu sede y desactiva Crear espacio público y Video individual/Chat de voz para mantener a los asistentes dentro de los espacios que has configurado. Ten en cuenta que cada espacio puede tener su propio conjunto de ajustes personalizados que permitan distintos niveles de participación (de los que hablaremos más adelante).

Cuando crees varios espacios, asegúrate de establecer uno de ellos como el espacio principal al que llegarán todos los asistentes cuando entren por primera vez en tu sede, como la recepción de bienvenida o el escenario principal. Para ello, ve a la configuración del espacio deseado y selecciona Establecer como principal en la parte superior del panel. De manera predeterminada, tu espacio principal estará creado y listo para personalizar cuando crees tu espacio por primera vez.

¿Cómo quieres que tu audiencia participe en tu espacio para eventos?

Si deseas permitir la participación de audio/video de tus asistentes, tienes una variedad de opciones de acceso que puedes configurar para cada espacio. La configuración de acceso que debes habilitar depende de la naturaleza de tu evento, pero a continuación se ofrecen directrices generales basadas en la cantidad de asistentes que esperas.

Puedes acceder al panel de configuración del espacio haciendo clic en el ícono del lápiz situado sobre el logotipo del espacio, o haciendo clic en Editar este espacio dentro de la barra de herramientas de acciones. 

Público reducido, evento interactivo informal: Activar Micrófono abierto y Escenario abierto.

• Esto permite que todos los asistentes participen y se presenten en el escenario a voluntad, en lugar de solo los administradores.
• Es ideal para debates interactivos, como una sesión informal de preguntas y respuestas o una reunión de equipo.

Audiencia media a grande, presentación formal con segmento interactivo: Apagar Abrir micrófono y Abrir escenario, activar Permitir levantar la mano.

• Esto pedirá a los asistentes que seleccionen Levantar la mano en la barra de herramientas de acciones para convertirse en participantes en el espacio de la sede.
• Los moderadores del evento recibirán una notificación y podrán abrir el perfil del asistente e invitarlo a hablar, activando la cámara y el micrófono del asistente. A continuación, los moderadores pueden desactivar la cámara y el micrófono del participante.

Audiencia grande, sin segmentos interactivos: Deshabilita la mayoría de las opciones de participación de los asistentes en el menú Editar espacio.

• Para un evento más formal que no debe interrumpirse, desactiva la configuración Abrir micrófono, Abrir escenario y Permitir levantar la mano.
• En la Configuración avanzada de la sede, desactiva la configuración Crear espacios públicos y Video individual/Chat de voz para mantener a todos los asistentes en tu espacio principal.
• Asegúrate de que todas las personas que deban intervenir en la sede y presentarse en el escenario sean administradores de tu cuenta de equipo.

Si optas por desactivar la participación de video/audio, aún puedes medir la participación de tu audiencia con las siguiente configuración de espacio:

Activar el chat

• El chat admite emojis, subida de imágenes, votación de mensajes y respuestas a mensajes.
• Si necesitas la atención plena e ininterrumpida de tu audiencia en el escenario de tu espacio, considera la posibilidad de desactivar el chat.

Permitir reacciones

• Las reacciones son GIF animados que aparecen temporalmente sobre el avatar de un asistente.
• Las reacciones pueden configurarse para que no estén moderadas, se permitan dentro de una determinada calificación de madurez del público, un grupo fijo (es decir, solo los administradores pueden crear nuevas reacciones), o pueden estar desactivadas por completo.

Widgets de terceros

• Puedes insertar widgets de terceros, como sli.do o una fuente de Twitter.

¿Cómo quieres que los asistentes interactúen entre sí durante el evento?

Si tu evento pretende ser una oportunidad para establecer contactos o tiene un formato de no conferencia, considera la posibilidad de permitirles a los asistentes crear y configurar sus propios espacios dentro de tu sede (Configuración de la sede > Avanzada). 

• Crear espacios públicos permitirá a todos los asistentes crear espacios que cualquier otro asistente podrá encontrar y en los que podrá entrar. 
• Si prefieres que todos los asistentes interactúen en un espacio principal, desactiva estas configuraciones.

Cuando habilitas el chat en un espacio, también les das a tus asistentes la posibilidad de iniciar chats directos con otros asistentes, independientemente del chat grupal público . Puedes desactivar las capacidades de chat de texto 1:1 en la configuración de la sede principal si prefieres mantener todas las conversaciones de chat en espacios público .

¿Necesitas ayuda para solucionar problemas o más orientación? 

Si tienes problemas,ponte en contacto con el equipo de asistencia para obtener ayuda.