Bonnes pratiques : Comment configurer mon espace virtuel ?

Cette fonctionnalité nécessite un plan Avancé ou Premium, ou un compte Entreprise avec la fonctionnalité Événements ajoutée.

Vous pouvez configurer votre espace virtuel de plusieurs manières sur ZenVideo, et nous savons que choisir les bons paramètres peut être difficile. Nous avons énuméré ci-dessous un certain nombre de questions pour vous aider à déterminer la configuration de l'espace et du salon la mieux adaptée aux besoins de votre événement.

💡Conseil : un espace est un type d'événement que vous pouvez créer sur ZenVideo. Apprenez-en davantage sur les différents types d'événements possibles avec ZenVideo et leurs caractéristiques.

Quel est le niveau de confidentialité dont vous avez besoin pour votre espace virtuel ?

Vous pouvez choisir qui peut accéder à votre salle en accédant aux paramètres de votre salle, puis en sélectionnant Confidentialité. Vous trouverez les options de confidentialité suivantes :

• Public : N'importe qui peut accéder à l'espace et regarder votre événement. Notez que les participants qui souhaitent interagir devront quand même se connecter à un compte ZenVideo.
• Public avec inscription: Ce paramètre permet à quiconque de trouver votre lieu, mais nécessite que tous les participants se connectent et s'inscrivent pour entrer dans le lieu, qu'ils aient l'intention de participer ou non.
• Privé: cela vous permet, ainsi qu'à toute personne ayant accès, de voir.
• Non répertorié : cela permet à toute personne disposant du lien de le voir.
• Mot de passe : cela permet à toute personne disposant du mot de passe de l'événement de le consulter.
• Masquer de ZenVideo : cela vous permet de rendre l'événement privé pour vous, mais intégrable n'importe où.

En plus des paramètres ci-dessus, vous pouvez déterminer si votre lieu peut être intégré à d'autres sites. Si votre événement doit être plus sécurisé, envisagez soit des domaines spécifiques pour autoriser uniquement votre ou vos sites, soit Nulle part pour conserver tous les participants dans ZenVideo. 

De quels éléments de production votre scène virtuelle a-t-elle besoin ? 

Si vous prévoyez d'avoir une scène principale (par exemple, une présentation) pendant votre événement, vous pouvez la présenter dans le salon d'un espace de deux manières. L'option que vous choisissez dépend principalement du nombre de personnes qui produisent l'événement et de la complexité des caractéristiques de production dont votre événement a besoin.

• Si vous êtes un présentateur unique et que vous n'avez pas besoin d'éléments supplémentaires autres que vous-même ou votre écran, utilisez l'option Présenter sur scène dans la barre d'outils d'action inférieure de l'espace. Vous pouvez sélectionner Ma caméra pour mettre votre caméra sur scène ou sélectionner Bureau pour partager votre écran. Nous prenons en charge la possibilité de partager l'audio des onglets uniquement dans les navigateurs Chrome et Safari, et pas dans les autres navigateurs. 
• Cela nécessite très peu de préparation de production en dehors du contenu que vous avez l'intention de présenter. Notez qu'avec cette méthode, il n'y a pas d'éléments de production supplémentaires natifs, tels que les superpositions.

• Si vous produisez l'événement par vous-même ou avec une petite équipe à distance, mais que vous avez besoin d'éléments de production plus basiques tels que des superpositions graphiques, une lecture vidéo ou quelques conférenciers invités virtuels, sélectionnez Studio de production dans la barre d'action de l'espace pour utiliser notre outil de production basé sur le Web.
• Cela donne à votre événement une plus grande valeur de production tout en conservant votre workflow au sein de la plateforme ZenVideo.

• Si votre événement nécessite des éléments de production sur site plus complexes, tels que plusieurs caméras et des contrôles audio avancés, sélectionnez RTMP dans la barre d'action et saisissez l'URL et la clé de streaming dans l'encodeur livestreaming de votre choix, tel que Livestream Studio, OBS, Wirecast, ou tout autre outil d'encodage en direct.
  • Cela permet de sortir votre flux de production de la plateforme ZenVideo et d'envoyer la sortie du flux de votre encodeur vers la scène du salon. Chaque salon de votre espace dispose de sa propre URL de streaming et de sa propre clé de streaming.
  • Remarque : si vous utilisez Livestream Studio, vous devrez sélectionner RTMP comme fournisseur de streaming, pas ZenVideo. L'option ZenVideo n'est actuellement pas intégrée aux espaces.
• Si vous utilisez des lieux pour des événements hybrides, reportez-vous à Comment utiliser des lieux pour un événement hybride.

Votre événement comportera-t-il plusieurs pistes ou sessions simultanées ?

Bien que votre espace ne dispose que d'un seul salon par défaut, pensez à créer plusieurs salons publics avant d'ouvrir les portes de votre espace si votre événement comporte plusieurs pistes ou salles de répartition simultanées. Si les participants doivent respecter une heure fixe, allez dans les paramètres avancés de votre espace et désactivez les options Créer un salon public et Discussion vidéo/vocale individuelle afin que les participants restent dans les salons que vous avez configurés. N'oubliez pas que chaque salon peut avoir son propre ensemble de paramètres personnalisés permettant différents niveaux de participation (voir ci-dessous).

Lorsque vous créez plusieurs salons, veillez à en définir un comme salon principal dans lequel tous les participants arriveront lorsqu'ils entreront pour la première fois dans votre espace, comme un lobby ou une scène principale. Pour ce faire, accédez aux paramètres du salon souhaité et sélectionnez Définir comme principal en haut du panneau. Par défaut, votre salon principal sera créé et prêt à être personnalisé lorsque vous créerez votre espace pour la première fois.

Comment voulez-vous que votre public participe au salon de votre événement ?

Si vous souhaitez autoriser la participation audio/vidéo de vos participants, vous disposez de diverses options d'accès que vous pouvez configurer pour chaque espace. Les paramètres d'accès que vous devez activer dépendent de la nature de votre événement, mais vous trouverez ci-dessous des directives générales basées sur le nombre de participants que vous attendez.

Vous pouvez accéder au panneau des paramètres du salon en cliquant sur l'icône du crayon située sur le logo du salon, OU en cliquant sur Modifier ce salon dans la barre d'outils d'action. 

Petit public, événement interactif informel : Activez le Micro libre et la Scène libre.

• Cela permet à tous les participants de participer et de se présenter sur la scène à volonté, plutôt que les administrateurs uniquement.
• Ces options sont idéales pour les discussions interactives telles qu'une séance de questions-réponses informelle ou une réunion d'équipe.

Public moyen à important, présentation formelle avec segment interactif : Désactivez le Micro libre et la Scène libre, activez l'option Autoriser à lever la main

• Cela incitera les participants à sélectionner « Leverla main » dans la barre d’outils d’action afin de devenir un participant dans l’espace du lieu.
• Les modérateurs de l'événement seront informés et pourront alors ouvrir le profil de l'invité et l'inviter à s'exprimer, en activant sa caméra et son micro. Ils peuvent ensuite désactiver la caméra et le micro du participant.

Public large, pas de segments interactifs : Désactivez la plupart des options de participation des participants dans le menu Modifier le salon.

• Pour un événement plus formel qui ne doit pas être interrompu, désactivez les paramètres Micro libre, Scène livre, et Autoriser à lever la main.
• Dans les paramètres avancés de l'espace, désactivez les paramètres Créer des espaces publics et Discussion vidéo/vocale individuelle afin que tous les participants restent dans votre salon principal.
• Assurez-vous que toute personne qui doit pouvoir prendre la parole dans l'espace et se présenter sur la scène est un administrateur sur le compte de votre équipe.

Si vous choisissez de désactiver la participation vidéo/audio, vous pouvez tout de même mesurer le niveau d'engagement de votre public grâce aux paramètres de salon suivants :

Intégrer la Discussion

• La discussion prend en charge les emojis, le chargement d'images, le vote sur les messages et la réponse aux messages.
• Si vous avez besoin de l'attention totale et ininterrompue de votre public sur la scène de votre salon, pensez à désactiver la discussion.

Autoriser les réactions

• Les réactions sont des GIF animés qui apparaissent temporairement sur l'avatar d'un participant.
• Les réactions peuvent être configurées de manière à ne pas être modérées, à être autorisées pour un certain niveau de maturité du public, à être fixes (par exemple, seuls les administrateurs peuvent créer de nouvelles réactions) ou à être entièrement désactivées.

Widgets de tiers

• Vous pouvez intégrer des widgets tiers tels que sli.do ou un fil Twitter.

Comment voulez-vous que les personnes de votre public interagissent les unes avec les autres pendant votre événement ?

Si votre événement est censé être une opportunité de réseautage ou a un format non-conférence, pensez à permettre aux participants de créer et de configurer leurs propres salons dans votre espace (Paramètres de l'espace > Avancés).

• Créer des salons publics est un paramètre qui permet à tous les participants de créer des salons que n'importe quel autre participant pourra trouver et dans lequel il pourra entrer. 
• Si vous préférez que tous les participants interagissent dans un seul salon principal, désactivez ces deux paramètres.

Lorsque vous activez le chat dans un espace, vous donnez également à vos participants la possibilité de démarrer des conversations directes avec d'autres participants, indépendamment du chat de groupe public. Vous pouvez désactiver les fonctionnalités de chat textuel 1:1 dans les paramètres principaux de l'espace si vous préférez conserver toutes les conversations de chat dans les espaces publics.

Vous avez besoin d'aide pour le dépannage ou de conseils supplémentaires ? 

Si vous rencontrez des problèmes, veuillez contacter le support pour obtenir de l'aide.