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Cómo usar la herramienta de conservación de datos de Enterprise

Melissa Borup
  • Actualización
Esta función requiere una cuenta Enterprise.

Para acceder a la herramienta de conservación de datos, los propietarios y administradores de las cuentas Enterprise deben ir a la pestaña Configuración dentro de tu página de gestión de equipos.

Captura de pantalla de la pestaña Configuración de la página de gestión de equipos. Bajo el encabezado Políticas y permisos, hay un botón para Retención legal y para Conservación de datos. La retención legal se describe como la gestión de contenidos que son objeto de litigios en curso. La conservación de datos se describe como la gestión de las políticas de conservación de contenidos de tu organización.

En este artículo

Acceso a la herramienta de conservación de datos

Captura de pantalla de la página de conservación de datos. En la parte superior derecha, se encuentra el botón Crear política. Si seleccionas esta opción, podrás crear una nueva política de conservación de datos. A continuación, hay cuatro encabezados: Nombre de la política, Duración, Creada el y Estado. Cada fila muestra el nombre de la política, la duración de la política, la fecha de creación de la política, una opción para el estado de la política (si está activa o no), un botón denominado Detalles para obtener más información sobre la política, y un botón Editar para editar la política. La política predeterminada también está etiquetada como Política predeterminada en amarillo.

En la página de la política de conservación de datos , puedes ver una lista de todas las políticas de conservación creadas en la cuenta. En esta lista se incluye la siguiente información:

  • La duración del cronograma de la política de conservación (días, meses, años).
  • La fecha de creación de la política.
  • El estado (si la política está activada o desactivada). Aquí puedes activar o desactivar esta opción.
  • Se especifica la política predeterminada (Nota: Solo se puede establecer una política predeterminada).

Selecciona Detalles para ver el título, la descripción y las carpetas o los grupos a los que se ha aplicado la política. Ahora puedes crear una nueva política o editar una existente.

Creación de una política de conservación de datos

Captura de pantalla de la página de creación de la política de conservación de datos. Esto muestra el primer paso: crear la política. Hay campos que rellenar para asignarle un nombre a la política, una opción de descripción de tu política, una duración con un menú desplegable de días, meses o años, y una opción de casilla de verificación para establecer si la política es o no un valor predeterminado para toda la cuenta.

  1. Haz clic en  Crear política para abrir el asistente de conservación de datos.
  2. Introduce los detalles de tu política.Incluye el nombre de la política, la descripción (opcional) y la duración del cronograma (meses, días o años).💡Consejo:La duración es la cantidad de días, meses o años después de que el video se haya subido a ZenVideo en los que te gustaría que se eliminara.
  3. También tienes la opción de especificar si la política será la predeterminada para toda la cuenta. Si se selecciona como predeterminada, se aplicará a todo el contenido subido en la cuenta, a menos que sea reemplazada por otra política de conservación de datos que se aplique a una determinada carpeta o grupo.
  4. Haz clic en Siguiente.

⚠️Nota: Si estás creando una política predeterminada, tanto los contenidos existentes como los nuevos se verán afectados (es decir,los videos de más de X años se eliminarán automáticamente).Si quieres conservar el contenido más antiguo, puedes establecer diferentes políticas para las carpetas o los grupos a los que pertenecen.

Aplicación de la política a las carpetas y los grupos

Captura de pantalla de la página de creación de conservación de datos. Aquí se muestra el segundo paso: elegir ubicación. Aquí es donde puedes aplicar la política que has creado. A la derecha de la página, se muestran dos paneles: Carpetas de equipo y Grupos, con una casilla de verificación junto a cada carpeta o grupo. Selecciona las casillas de verificación para aplicar la carpeta o el grupo. Puedes seleccionar Ordenar en la parte superior de cada panel para ordenar la lista. Aparece un mensaje indicando que solo se pueden seleccionar 1000 grupos y carpetas en total por política. Debajo de los paneles, a la derecha de la página, hay dos botones: Atrás (para volver a la página Crear política) y Siguiente (para avanzar a la pantalla Finalizar y guardar).

  • Si la política no es la predeterminada, pasarás a una página en la que podrás seleccionar las carpetas del equipo y los grupos de usuarios a los que se aplicará la política.

⚠️ Nota: Solo puedes seleccionar las carpetas principales de niveles superiores. La política se aplicará a todos los videos y las subcarpetas que estén en esta carpeta principal.

  • Si seleccionas un grupo, la política se aplicará a todas las carpetas Solo para mí de los miembros del equipo de ese grupo.
    • Estos son los grupos de SSO que pueden sincronizarse con ZenVideo a través de SAML o SCIM. Puedes leer este artículo para obtener más información sobre los grupos.
    • Si tienes un usuario que está en varios grupos con diferentes políticas de conservación, la política de conservación que tenga una duración más larga ganará y se aplicará a la carpeta Solo para mí de ese usuario.
  • No podrás seleccionar carpetas o grupos que ya tengan aplicadas políticas de conservación de datos.

Si la política es la predeterminada, puedes omitir la selección de carpetas y grupos y pasar al resumen. 

Revisión del resumen de la política

Captura de pantalla de la página de creación de conservación de datos. Esto muestra el tercer paso: Terminar y guardar. Esta página le muestra un resumen de su política: el nombre, los detalles de la opción, la duración y los grupos y la política a los que se aplica. Debajo del panel que muestra los detalles de su política hay dos botones: Atrás (para volver a seleccionar dónde debe aplicarse la política) o Finalizar y Guardar para guardar y aplicar tu política.

  1. Asegúrate de que tu política tenga la duración correcta y que se aplique a las carpetas y los grupos correctos.
  2. No dudes en volver a editar la política o las ubicaciones.
  3. Haz clic en Finalizar y guardar para activar tu política y ser redirigido de nuevo a la página de conservación de datos.

Edición de una política de conservación de datos

Captura de pantalla de la página de conservación de datos.

 

Captura de pantalla de la página Editar una política existente. El primer paso es idéntico al de la página Crear política. Aquí puedes editar el nombre, la descripción opcional y la duración de tu política. También puedes seleccionar si la política es o no la predeterminada para toda la cuenta. Hay dos botones: Atrás (para volver a la lista de políticas) o Siguiente (para pasar al siguiente paso del flujo de trabajo, donde puedes seleccionar las carpetas y grupos a los que se debe aplicar la política).

  1. En la página de conservación de datos, haz clic en Editar junto a la política que desees editar.
  2. Navega por el asistente para cambiar el título, la descripción, la duración o la ubicación de la política.
  3. Revisa el resumen de tu nueva política y haz clic en Finalizar y guardar para actualizar tu política.
  4. Después de guardar, se calcularán nuevos calendarios de conservación para las carpetas y los grupos a los que se aplica esta política.

Superposición de políticas de conservación de datos

Puede haber varios casos en los que las políticas de conservación de datos se superpongan. Así es como se manejan: 

  • Si tienes una política de conservación de datos predeterminada, cualquier política adicional que hayas aplicado a carpetas o grupos anulará la predeterminada (independientemente de la duración).
    • Si un usuario está en varios grupos con diferentes políticas de conservación, prevalecerá la política con el período de conservación más largo. Por lo tanto, los videos se eliminarán según el cronograma de la política de conservación más larga aplicada al grupo del que forma parte el usuario.

Notas acerca de la aplicación de una política

  • Las políticas de conservación se pueden aplicar a las carpetas Privado para mí de las carpetas o de los grupos. Por lo tanto, asignar una política a un grupo no significa que todas las subidas de los usuarios de ese grupo tengan aplicada la política. Solo se utilizará para los videos de las carpetas Solo para mí de esos usuarios.
  • Cuando se configura una política, solo se pueden seleccionar las carpetas principales de nivel superior. A todas las subcarpetas dentro de la carpeta principal se les aplicará esa política de conservación.
  • Las políticas de conservación se pueden crear para un mínimo de 7 días o más.

Recuperación de un video y del historial de reproducciones

  • Recibirás una notificación 7 días antes de que se elimine un video debido a las políticas de conservación de datos.
  • Puedes ver el historial de tus videos que han sido eliminados por tus políticas de conservación de datos.
  • Los videos borrados en los últimos 30 días se pueden recuperar en una nueva carpeta Recuperados. 

⚠️Nota: Los videos que hayan sido borrados hace más de 30 días serán eliminados definitivamente.

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