Zum Hauptinhalt gehen

So verwendest du das Datenaufbewahrungstool von Enterprise

Melissa Borup
Für diese Funktion ist ein Enterprise-Konto erforderlich.

Um auf das Datenaufbewahrungstool zuzugreifen, sollten Inhaber und Administratoren von Unternehmenskonten zum Tab „Einstellungen“ auf der Seite für die Teamverwaltung navigieren.

Ein Screenshot des Tabs „Einstellungen“ auf der Seite „Teamverwaltung“. Unter der Überschrift „Richtlinien und Berechtigungen“ gibt es eine Schaltfläche für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und die Datenaufbewahrung. Der Begriff „gesetzliche Aufbewahrungspflicht“ umfasst die „Verwaltung von Inhalten, die Gegenstand eines laufenden Rechtsstreits sind“. „Datenaufbewahrung“ bezeichnet die „Verwaltung der Richtlinien eines Unternehmens zur Aufbewahrung von Inhalten“.

In diesem Artikel

Zugriff auf das Datenaufbewahrungstool

Ein Screenshot der Seite zur Datenaufbewahrung. Oben rechts befindet sich eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Richtlinie erstellen“. Wenn du diese Option wählst, kannst du eine neue Datenaufbewahrungsrichtlinie erstellen. Darunter gibt es vier Überschriften: „Name der Richtlinie“, „Dauer“, „Erstellt am“ und „Status“. Jede Zeile zeigt den Namen der Richtlinie, die Dauer der Richtlinie, das Datum der Erstellung der Richtlinie, einen Schalter für den Status der Richtlinie (aktiv oder nicht), einen Button mit dem Titel „Details“, über die weitere Informationen zur Richtlinie aufgerufen werden können, und ein Button mit dem Titel „Bearbeiten“, über die Optionen zum Bearbeiten aufgerufen werden können. Die Standardrichtlinie ist auch als „Standardrichtlinie“ in gelber Farbe gekennzeichnet.

Auf der Seite zur Datenaufbewahrungsrichtlinie sehen Sie eine Liste aller im Konto erstellten Aufbewahrungsrichtlinien. Diese Liste enthält die folgenden Informationen:

  • Die Dauer des Zeitplans der Aufbewahrungsrichtlinie (Tage, Monate, Jahre)
  • Das Datum, an dem die Richtlinie erstellt wurde
  • Der Status (ob die Richtlinie aktiviert oder deaktiviert ist). Hier kannst du sie ein- oder ausschalten.
  • Die Standardrichtlinie ist festgelegt (Hinweis: Du kannst nur eine Richtlinie als Standard festlegen)

Klicke auf Details, um den Titel, die Beschreibung und die Ordner/Gruppen anzuzeigen, auf die die Richtlinie angewendet wurde. Du kannst nun eine neue Richtlinie erstellen oder eine bestehende bearbeiten.

Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung erstellen

Ein Screenshot der Seite zur Erstellung der Datenaufbewahrungsrichtlinie. Hier wird der erste Schritt dargestellt – das Erstellen der Richtlinie. Es gibt Felder für die Benennung der Richtlinie, eine optionale Beschreibung deiner Richtlinie, eine Dauer mit einem Dropdown-Menü für die Auswahl an Tagen, Monaten oder Jahren und ein Kontrollkästchen, mit dem du festlegen kannst, ob die Richtlinie als kontoweiter Standard gelten soll oder nicht.

  1. Klicke auf Richtlinie erstellen, um den Assistenten für die Datenaufbewahrung zu öffnen.
  2. Gib die Daten für die Richtlinie ein.Dazu gehören der Name der Richtlinie, die Beschreibung (optional) und die Dauer (Monate, Tage oder Jahre).💡Tipp: Die Dauer ist die Anzahl der Tage, Monate oder Jahre, nachdem das Video auf ZenVideo hochgeladen wurde, bevor du es löschen möchtest.
  3. Du kannst auch angeben, ob es sich um eine Standardrichtlinie für das gesamte Konto handelt. Wenn die Standardeinstellung gewählt wird, gilt sie für alle Inhalte, die in das Konto hochgeladen werden, es sei denn, sie wird durch eine andere Datenaufbewahrungsrichtlinie für einen bestimmten Ordner oder eine Gruppe außer Kraft gesetzt.
  4. Klicke auf Weiter.

⚠️Hinweis: Wenn du eine Standardrichtlinie erstellst, sind sowohl vorhandene als auch neue Inhalte betroffen (d. h.Videos, die älter als X Jahre sind, werden automatisch gelöscht).Wenn du ältere Inhalte behalten möchtest, kannst du für die Ordner und/oder Gruppen, zu denen sie gehören, unterschiedliche Richtlinien festlegen. 

Eine Richtlinie auf Ordner und Gruppen anwenden

Ein Screenshot der Seite für die Datenaufbewahrung. Hier wird der zweite Schritt dargestellt – „Ort auswählen“. Du kannst nun die erstellte Richtlinie anwenden. Rechts auf der Seite werden zwei Bereiche angezeigt – Teamordner und Gruppen. Neben jedem Ordner oder jeder Gruppe befindet sich ein Kontrollkästchen. Aktiviere die Kontrollkästchen, um den Ordner oder die Gruppe zu übernehmen. Im oberen Bereich jedes Panels kannst du das Feld „Sortieren“ auswählen, um die Liste zu sortieren. Es wird eine Meldung angezeigt, dass pro Richtlinie insgesamt nur 1.000 Gruppen und Ordner ausgewählt werden können. Unter den Feldern befinden sich rechts auf der Seite zwei Schaltflächen: „Zurück“ (um zur Seite für die Richtlinienerstellung zurückzukehren) und „Weiter“ (um zum Bildschirm „Fertigstellen und speichern“ zu gelangen).

  • Wenn die Richtlinie nicht die Standardrichtlinie ist, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie die Teamordner und Benutzergruppen auswählen können, für die die Richtlinie gelten soll.

⚠️Hinweis: Du kannst nur übergeordnete Ordner der obersten Ebene auswählen. Die Richtlinie gilt für alle Videos und Unterordner, die in diesem übergeordneten Ordner enthalten sind.

  • Wenn du eine Gruppe auswählst, gilt die Richtlinie für alle „Mein privater Bereich“-Ordner der Teammitglieder in dieser Gruppe.
    • Dies sind die SSO-Gruppen, die über SAML oder SCIM mit ZenVideo synchronisiert werden können. In diesem Artikel   findest du weitere Informationen über Gruppen.
    • Wenn ein Benutzer mehreren Gruppen mit unterschiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien angehört, gilt diejenige Aufbewahrungsrichtlinie, die eine längere Dauer hat, und wird auf den „Mein privater Bereich“-Ordner des Benutzers angewendet.
  • Du kannst keine Ordner oder Gruppen auswählen, auf die bereits Datenaufbewahrungsrichtlinien angewendet werden.

Wenn die Richtlinie die Standardrichtlinie ist, kannst du die Auswahl von Ordnern und Gruppen überspringen und mit der Zusammenfassung fortfahren.  

Zusammenfassung der Richtlinie überprüfen

Ein Screenshot der Seite für die Datenaufbewahrung. Hier siehst du den den dritten Schritt – „Fertigstellen und speichern“. Auf dieser Seite findest du eine Übersicht über deine Richtlinie: den Namen, die Details zur Option, die Dauer, die Gruppen und die Richtlinie, auf die sie angewendet wird. Unter dem Feld, das die Details zu deiner Richtlinie anzeigt, befinden sich zwei Schaltflächen: „Zurück“ (um zur Auswahl des Ortes zurückzukehren, an dem die Richtlinie angewendet werden soll) oder „Fertigstellen und speichern“ (um deine Richtlinie zu speichern und anzuwenden).

  1. Stelle sicher, dass deine Richtlinie die richtige Dauer hat und auf die richtigen Ordner und Gruppen angewendet wird.
  2. Du kannst gerne zurückgehen, um die Richtlinie oder die Orte zu bearbeiten.
  3. Klicke auf Fertigstellen und speichern, um deine Richtlinie zu aktivieren und zur Seite der Datenaufbewahrung zurückzukehren.

Eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung bearbeiten

Ein Screenshot der Seite zur Datenspeicherung.

 

Ein Screenshot der Seite „Vorhandene Richtlinie bearbeiten“. Der erste Schritt ist identisch mit dem auf der Seite „Richtlinie erstellen“. Hier kannst du den Namen, die optionale Beschreibung und die Laufzeit deiner Police bearbeiten. Du kannst auch auswählen, ob die Richtlinie als kontoweiter Standard gelten soll oder nicht. Es gibt zwei Schaltflächen: „Zurück“ (um zur Richtlinienliste zurückzukehren) oder „Weiter“ (um zum nächsten Schritt im Workflow zu gelangen, wo du die Ordner und Gruppen auswählen kannst, auf die die Richtlinie angewendet werden soll).

  1. Klicke auf der Seite zur Datenaufbewahrung auf Bearbeiten neben der Richtlinie, die du bearbeiten möchtest.
  2. Navigieren Sie durch den Skript, um den Titel, die Beschreibung, die Dauer oder den Standort der Richtlinie zu ändern.
  3. Überprüfe die Zusammenfassung deiner neuen Richtlinie und klicke auf Fertigstellen und speichern, um deine Richtlinie zu aktualisieren.
  4. Nach dem Speichern werden neue Aufbewahrungszeitpläne für die Ordner und Gruppen, für die diese Richtlinie gilt, berechnet.

Überschneidende Richtlinien zur Datenaufbewahrung

Es kann mehrere Fälle geben, in denen sich die Richtlinien zur Datenaufbewahrung überschneiden. So werden sie gehandhabt: 

  • Wenn du eine Standardrichtlinie für die Datenaufbewahrung hast, setzen alle zusätzlichen Richtlinien, die du auf Ordner oder Gruppen angewendet hast, die Standardrichtlinie außer Kraft (unabhängig von der Dauer).
    • Wenn ein Benutzer zu mehreren Gruppen mit unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien gehört, hat die Richtlinie mit dem längeren Aufbewahrungszeitraum Vorrang. Daher werden die Videos nach dem Zeitplan gelöscht, der für die Gruppe zur längeren Aufbewahrungsrichtlinie gilt, der der Benutzer angehört.

Hinweise zum Anwenden einer Richtlinie

  • Aufbewahrungsrichtlinien können auf die privaten Ordner von Ordnern oder Gruppen angewendet werden. Daher bedeutet die Zuweisung einer Richtlinie zu einer Gruppe nicht, dass die Richtlinie auf alle Uploads von Benutzern in dieser Gruppe angewendet wird. Es wird nur für Videos in den privaten  Ordnern dieser Benutzer verwendet.
  • Beim Einrichten einer Richtlinie kannst du nur übergeordnete Ordner der obersten Ebene auswählen. Für alle Unterordner innerhalb des übergeordneten Ordners gilt diese Aufbewahrungsrichtlinie.
  • Aufbewahrungsrichtlinien können für mindestens 7 Tage oder mehr erstellt werden.

Wiederherstellen eines Videos und Ansehen des Verlaufs

  • Sie werden 7 Tage bevor ein Video aufgrund von Richtlinien zur Datenaufbewahrung gelöscht wird, eine Benachrichtigung erhalten.
  • Du kannst den Verlauf deiner Videos einsehen, die gemäß deinen Richtlinien zur Datenaufbewahrung gelöscht wurden.
  • Die Videos, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden, können in einem neuen Ordner namens Wiederhergestellt wiederhergestellt werden.

⚠️Hinweis: Die Videos, die vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurden, werden dauerhaft gelöscht.

Kommentare

0 Kommentare

Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.

Powered by Zendesk